Wenn Ihre wichtigen Bestellmails im Spam-Ordner Ihres Unternehmens landen, kann dies zu erheblichen Problemen führen. Kundenbestellungen könnten übersehen werden, was nicht nur zu einem Verlust an Umsatz führt, sondern auch die Kundenzufriedenheit beeinträchtigt. Die Gründe dafür können vielfältig sein und reichen von technischen Aspekten bis hin zu inhaltlichen Details der E-Mails. In diesem Beitrag werden die häufigsten Ursachen von Spam im Online-Shop untersucht und praktische Lösungen aufgezeigt, um sicherzustellen, dass Ihre Bestellmails zuverlässig im Posteingang ankommen und nicht im Spam-Ordner verschwinden.
Ursachen für Spam im Online Shop
Es kann frustrierend sein, wenn wichtige Bestellmails im Spam-Ordner Ihres Unternehmens landen, statt direkt im Posteingang. Diese Probleme können auf verschiedene technische und inhaltliche Faktoren zurückgeführt werden. Hier sind einige der häufigsten Ursachen und mögliche Lösungen:
Fehlende Authentifizierungsprotokolle (SPF, DKIM, DMARC)
SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) und DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) sind Authentifizierungsprotokolle, die dazu beitragen, die Echtheit der E-Mails zu überprüfen und die Wahrscheinlichkeit zu verringern, dass legitime E-Mails als Spam markiert werden. Dabei haben alle drei Faktoren eine unterschiedliche Aufgabe.
SPF
Überprüft, ob die E-Mail von einem autorisierten Mailserver gesendet wurde.
DKIM
Fügt eine digitale Signatur hinzu, um sicherzustellen, dass die E-Mail nicht manipuliert wurde.
DMARC
Kombiniert SPF und DKIM und gibt Richtlinien für den Umgang mit E-Mails an, die diese Prüfungen nicht bestehen.
Wenn diese Protokolle nicht korrekt eingerichtet sind, können selbst legitime E-Mails als verdächtig angesehen und in den Spam-Ordner verschoben werden.
E-Mail-Inhalte und Formulierungen, die als Spam markiert werden könnten
Spam-Filter analysieren den Inhalt von E-Mails, um zu entscheiden, ob sie potenziell unerwünscht sind. Einige der häufigsten inhaltlichen Gründe, warum Bestellmails als Spam markiert werden könnten. Dazu gehört die übermässige Verwendung von Grossbuchstaben oder Sonderzeichen. Denn Betreffzeilen und Text mit vielen Grossbuchstaben oder Ausrufezeichen wirken unseriös und können Spam-Filter auslösen.
Weiterhin können verdächtige Links für eine Klassifizierung als Spam in Online-Shop führen. Denn E-Mails mit vielen Links oder Links zu nicht vertrauenswürdigen Websites können als Spam eingestuft werden. Ähnlich verhält es sich mit angefügten Dateien. Denn E-Mails mit Anhängen, insbesondere wenn diese ausführbare Dateien oder verdächtige Dokumente enthalten, sind häufige Ziele für Spam-Filter.
Zuletzt geben bestimmte Schlüsselwörter wie «kostenlos», «Gewinn» oder «Jetzt kaufen» oft den Ausschlag und können Alarmglocken bei Spam-Filtern auslösen.
Lösungen zur Vermeidung von Spam-Markierungen
Wenn wichtige Bestellmails im Spam-Ordner Ihres Unternehmens landen, kann dies zu Verzögerungen und Kommunikationsproblemen führen. Hier sind ausführliche Massnahmen, um dieses Problem zu beheben und sicherzustellen, dass wichtige E-Mails zuverlässig in Ihrem Posteingang ankommen.
Richten Sie SPF, DKIM und DMARC ein
Die bereits erläuterten Aufgaben und Bedeutung der SPF, DKIM und DMARC sind natürlich der erste Anlaufpunkt, um Spam im Online-Shop zu vermeiden. Diese Protokolle bestätigen die Echtheit eingehender E-Mails und verhindern, dass diese als Spam eingestuft werden. Richten Sie daher dringend die E-Mail-Authentifizierungsprotokolle SPF, DKIM und DMARC in Ihrem E-Mail Postfach ein, um Spam im Online Shop zu vermeiden. Stellen Sie sicher, dass diese Protokolle korrekt eingerichtet und regelmässig überprüft werden, um die Authentizität der eingehenden E-Mails sicherzustellen.
Optimieren Sie Ihre E-Mail-Inhalte
E-Mail-Inhalte spielen eine wichtige Rolle bei der Klassifizierung durch Spam-Filter. Um zu verhindern, dass Ihre Bestellmails im Spam-Ordner landen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails klare und professionelle Sprache verwenden. Vermeiden Sie übermässige Verwendung von Grossbuchstaben, Ausrufezeichen und reisserischen Phrasen. Eine klare und sachliche Ausdrucksweise erhöht die Seriosität Ihrer Nachrichten.
Reduzieren Sie die Anzahl der Links in Ihren E-Mails und stellen Sie sicher, dass alle Links zu vertrauenswürdigen Websites führen. Anhänge sollten nur beigefügt werden, wenn dies unbedingt notwendig ist, und sie sollten keine ausführbaren Dateien enthalten, um Sicherheitsbedenken zu minimieren. Vermeiden Sie ausserdem Begriffe wie «kostenlos», «Gewinn» oder «Jetzt kaufen», da diese oft von Spam-Filtern als Indikatoren für unerwünschte E-Mails verwendet werden.
Durch die Optimierung des Inhalts Ihrer E-Mails können Sie die Wahrscheinlichkeit erheblich verringern, dass sie als Spam eingestuft werden, und so sicherstellen, dass wichtige Bestellmails ihren Bestimmungsort im Posteingang erreichen.
Interne Massnahmen gegen Spam im Online-Shop
Zusätzlich zu den technischen und inhaltlichen Optimierungen können interne Massnahmen ergriffen werden, um sicherzustellen, dass wichtige Bestellmails nicht im Spam-Ordner landen.
Whitelist-Einstellungen
Fügen Sie die E-Mail-Adresse oder Domain des Absenders zur Whitelist Ihres E-Mail-Systems hinzu. Dies signalisiert dem Spam-Filter, dass E-Mails von diesen Absendern als vertrauenswürdig betrachtet werden sollen.
Regelmässige Überprüfung des Spam-Ordners
Stellen Sie sicher, dass der Spam-Ordner regelmässig überprüft wird. Dies kann automatisiert oder manuell durch Mitarbeiter erfolgen, um sicherzustellen, dass keine wichtigen E-Mails übersehen werden.
Durch die Umsetzung dieser Massnahmen können Sie die Effizienz und Zuverlässigkeit Ihrer internen E-Mail-Kommunikation verbessern und sicherstellen, dass wichtige Bestellmails nicht im Spam-Ordner landen.
Kontaktieren Sie Web SOS bei Spam im Online Shop
Die Optimierung Ihrer E-Mail-Kommunikation ist entscheidend, um sicherzustellen, dass wichtige Bestellmails nicht im Spam-Ordner Ihres Unternehmens landen. Durch die Implementierung von Authentifizierungsprotokollen wie SPF, DKIM und DMARC, die sorgfältige Gestaltung Ihrer E-Mail-Inhalte und die Durchführung interner Massnahmen können Sie die Zuverlässigkeit und Effizienz Ihrer E-Mail-Zustellung erheblich verbessern. So stellen Sie sicher, dass wichtige Bestellmails direkt in Ihrem Posteingang ankommen und keine wichtigen Geschäftsgelegenheiten verpasst werden.
Haben Sie Probleme mit Spam in Ihrem Online-Shop? Kontaktieren Sie Web SOS für professionelle Unterstützung und individuelle Lösungen.
